A3 Problem Solving

 

El ‘A3’ es una herramienta de gestión clave, que cada vez es más utilizada para la gestión de problemas, es una herramienta de toma de decisiones y a la vez es el proceso de resolución de incidencias  o problemas, el cual está fundamentado en el Ciclo de Deming PDCA, todo ello se sintetiza en una hoja de tamaño DIN A-3 el cual se representa en una sola página.

La estructura de una A-3 es la siguiente:

• Situación de partida. Tenemos que saber detalladamente cual es la situación inicial, e identificar las características  específicas del problema (magnitud, donde, cuando y su impacto).
• Definición de Objetivos. Es necesario definir unos objetivos tanto cualitativos como cuantitativos. Se han de definir las metas que estas tratando de lograr y establecer plazos tanto para las metas como para los objetivos.
• Análisis causa raíz. Este paso es el más importante, ya que si la causa no está claramente indicada puedes resolver el problema equivocado o no resolverlo. Es muy importante identificar la causa raíz. Se lo más preciso posible.
• Plan de Acción. Es necesario redactar el plan de acción, con las acciones muy detalladas. Es preciso definir el calendario de acciones, fechas y responsables de la implantación.
• Seguimiento. Para evaluar la mejora es necesario realizar un seguimiento de la actividad ya que sin este seguimiento no sabremos si habremos resuelto el problema. Para ello, es importante tener al día el indicador de referencia a medida que avanza el proyecto. Con este seguimiento, los participantes podrán decidir y valorar los resultados obtenidos. Si los resultados obtenidos difieren de los esperados investigar por qué y aplicar las contramedidas y nuevas acciones que permitan obtener los resultados previstos.

Aunque los informes A3 deben seguir una plantilla básica, el formato y la redacción son flexibles. Los autores del informe A3 pueden ajustar esta herramienta de presentación de cómo resolver problemas para adaptarse a sus necesidades.

Advertencias para realizar el informe correctamente:

• El Informe A3 se debe empezar a desde su inicio, ya que cada apartado es la base del siguiente apartado.
• No modificar el tamaño de la letra o los gráficos para que encaje en la hoja A3, si no hay espacio plasmar lo verdaderamente importante
• Es vital tener claro cuál es el problema.
• El análisis de las causas debe realizarse en equipo.
• No se debe definir cuál es el objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se deben definir acciones sin contar con la situación objetivo.

Cuando se debe usar el A3?

Sólo si la causa raíz del problema no es demasiado evidente, sería necesario el desarrollar un Informe A3.

En resumen, el informe A3 es una herramienta muy flexible y breve, es una herramienta clave para la resolución de problemas, la eficacia y la mejora continua.