Es muy común encontrarse con quejas de diferentes personas en la empresa donde se manifiesta el desagrado porque otros compañeros/as no siguen el procedimiento habitual y las problemáticas que ello genera, ya sea en el resultado de su trabajo, cómo dejan el lugar de trabajo, etc., a lo cual la pregunta clave a realizar es "¿Existe un estándar donde se especifique los pasos a seguir?
Diría que en más de la mitad de las veces que he formulado esta pregunta la respuesta ha sido un sorprendido "No" acompañado por los habituales "No hace falta", "Ya se sabe", "Todo el mundo lo sabe" como justificando que no es necesario ese estándar sobre el que se pregunta, que es de conocimiento popular o de sentido común. En este caso la respuesta más adecuada sería "Pues lo hace bien, como puede, como le han enseñado o como ha aprendido por su cuenta"
Estándar, según la RAE, significa "Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia.". La estandarización de los procesos y actividades consiste en definir los pasos a seguir, el rol de los que participan en los mismos, los recursos necesarios para poder realizarlos, la duración, velocidad, etc. Ha de permitir que los procesos o actividades se realicen de una manera homogénea independientemente de las personas que lo estén realizando, si se cumplen unos mínimos de condiciones, conocimientos y formación, y se reduzca la variabilidad en los resultados de esas actividades o procesos.
Conseguir estandarizar los procesos y actividades principales requiere revisar paso a paso lo que se realiza, la parametrización, las casuísticas existentes, ... para llegar a disponer de documentación donde plasmar y formalizar esta información e, igual de importante, formar e informar a todos los que participan o se ven afectados por el proceso para que lo cumplan. Es un trabajo conceptualmente sencillo, pero puede requerir mucho trabajo realizarlo.
La estandarización ayuda a definir la manera de hacer las cosas que ha de ser la referencia para la realización del mismo y sirve como base para la mejora de los mismos. Esta manera de hacer las cosas puede ser en algunos casos claramente mejorables, pero es importante seguirlo porque ayuda a minimizar el efecto del "Método" cuando se analizan las causas de un problema.
Ante la pregunta de "¿Hay que estandarizarlo todo?" como en otros foros la respuesta es "lo que sea necesario y por orden", primero los procesos más repetidos en la empresa, los que más recursos absorben, los más críticos, ... marcando las prioridades que nos marca el sentido común y el impacto de esos procesos sobre el negocio. Pero hay que tener en cuenta que cuantos más procesos tengamos estandarizados, mejor funcionará nuestra organización.
En los procesos de mejora la estandarización puede tener diferentes roles, como paso previo a mejorar procesos no estandarizados para estabilizarlos y también como paso posterior a la mejora de procesos cuando se han planteado cambios y es necesario un nuevo método que definir, implantar y controlar para hacer una función de cuña y conseguir mantener los cambios planteados.
Los estándares, por tanto, también son una primera manera de mejorar la performance y resultado de nuestros procesos por lo que es importante pensar en cuáles no están estandarizados y si los queremos estandarizar como primer paso a la mejora o proceder directamente a su mejora y posterior estandarización.
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