Lean Cartoon: Control before Reduce

"Control Lead Time before reducing it"

By Màrius Gil

Lean Video: 14 Principles of the Toyota Way

Link to video:https://www.youtube.com/watch?v=42C2JL-SZ64

From LeanLab

Lean Cartoon: Audit is coming?

"First time I see you and the shopfloor and all the boards are updates. Audit is coming?" - Yep

By Màrius Gil

LEAN Homologation o riesgo innecesario?

Hoy me gustaría comentar una problemática para la que me temo nunca encontraremos una solución a gusto de todos.

Los procesos de desarrollo de nuevos proveedores deben ser lo suficientemente flexibles como para mantener intactas las oportunidades de evolucionar e innovar que traen consigo estos nuevos partners; y a la vez, tan robustos y fiables como para evitar cualquier riesgo inherente al desarrollo de un nuevo compañero de negocio. Podemos encontrarnos con ceses de actividad, dependencias mayores del 30-35% en la cuenta de ingresos de nuestro proveedor, posibles repercusiones legales o daños a la imagen publica por estar inmersos directa o indirectamente en causas que no hayamos previsto a la hora de contratar el servicio en cuestión.

Me gustaría saber que requisitos mínimos solicitaríais a un proveedor para garantizar la estabilidad de la colaboración. Podríamos suponer que dependerá del importe contratado y/o la categoría de gasto afectada o cualquier otro criterio de peso que se considere en el análisis de la matriz de requisitos. O tal vez, no deberíamos abogar por una matriz sino por un listado de requisitos común para todos y a partir de ahí, colaborar con los proveedores que deberán validar su performance durante el día a día.

Hoy en día se pide la involucración de compras en cada partida de inversión de la compañía y la aproximación debe mantener el foco en la filosofía LEAN para no burocratizar el proceso.

Existen multitud de herramientas que digitalizan el proceso y hacen algo más eficiente la tarea; pero la parametrización obedecerá a los criterios que definamos tras nuestro análisis. Deberíamos afrontar el dilema desde el punto de vista del gestor de compras sin olvidarnos de mantener el foco en el usuario del bien o servicio.  

¿Cómo garantizas la bondad de la cartera de proveedores sin perder agilidad y capacidad de innovación?

¿Intocable?

¿Como tratamos a nuestros proveedores? 

Hay empresas que tratan a los proveedores como aliados las cuales tienen una relación de win-win, una relación más cercana y próxima , pero hay otro tipo de empresas las cuales tratan a sus proveedores como competidores a los que se les presiona para disminuir precios y aceptar todas sus demandas.

Los proveedores son empresas que proveen o abastecen a otras empresas de productos o servicios para un fin determinado. Dicho esto, ¿como hemos de tratar a nuestros proveedores?

Como regla general, se debe tratar a los proveedores de la misma forma a cómo quieres que el cliente te trate a ti. Si tratamos a nuestros proveedores como competidores, si no colaboramos con ellos y los hacemos aliados nuestros, nos podemos encontrar con proveedores que actúen en una situación de Fuerza sobre los clientes:  

• Proveedores con tamaño muy superior a la del cliente

• Proveedores para los cuales representamos un volumen de compras pequeño

• Proveedores especiales o con productos o servicios únicos

• Proveedores que pertenecen a un grupo de empresas que a su vez son cliente y proveedor. 

¿Puede ser que falte comunicación? En muchos casos no existe comunicación entre proveedor-cliente debido a que actuamos con ellos de una forma pasiva sin intentar mejorar el producto, ya que tememos que si se proponen mejoras en sus productos o servicios, eso signifique que se vaya a perjudicar el coste de la compra.

También tenemos prejuicios sobre los proveedores ya que muchas veces pensamos que, ante nuevos productos, no va a disponer de los recursos ni instalaciones necesarias y apropiadas, y lo mejor de todo es que no hemos sido capaces ni de preguntarles.

Algunas formas para crear una buena relación cliente-proveedor:

• Relación positiva cliente-proveedor, mejoras y beneficios para ambos

• Buena comunicación

• Involucrar al proveedor en las mejoras de productos ya que disponen de un gran conocimiento de sus productos y posibilidades.

• Alentar al proveedor a que mejore sus procesos, para ser más eficientes

• Ayudarlos a reducir sus costos en la medida de lo posible

• Involucrar al proveedor en los procesos de mejora del cliente

Finalmente me gustaría plantar unas reflexiones en forma de preguntas:

¿Hasta dónde hemos de llegar con los proveedores? ¿debemos tenerlos como aliados o como competidores? ¿depende de qué proveedor?
Si ayudamos a nuestros proveedores a mejorar, ¿podemos hacer que nuestra competencia también se beneficie?

Lean Cartoon: "Differents ways to achieve goals"

"Be clear about your goal but flexible about the way to achiveving it" - Brian Tracy

By Marius Gil

Lack of Standardization?

Es muy común encontrarse con quejas de diferentes personas en la empresa donde se manifiesta el desagrado porque otros compañeros/as no siguen el procedimiento habitual y las problemáticas que ello genera, ya sea en el resultado de su trabajo, cómo dejan el lugar de trabajo, etc., a lo cual la pregunta clave a realizar es "¿Existe un estándar donde se especifique los pasos a seguir?

Diría que en más de la mitad de las veces que he formulado esta pregunta la respuesta ha sido un sorprendido "No" acompañado por los habituales "No hace falta", "Ya se sabe", "Todo el mundo lo sabe" como justificando que no es necesario ese estándar sobre el que se pregunta, que es de conocimiento popular o de sentido común. En este caso la respuesta más adecuada sería "Pues lo hace bien, como puede, como le han enseñado o como ha aprendido por su cuenta"

Estándar, según la RAE, significa "Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia.".  La estandarización de los procesos y actividades consiste en definir los pasos a seguir, el rol de los que participan en los mismos, los recursos necesarios para poder realizarlos, la duración, velocidad, etc. Ha de permitir que los procesos o actividades se realicen de una manera homogénea independientemente de las personas que lo estén realizando, si se cumplen unos mínimos de condiciones, conocimientos y formación, y se reduzca la variabilidad en los resultados de esas actividades o procesos.

Conseguir estandarizar los procesos y actividades principales requiere revisar paso a paso lo que se realiza, la parametrización, las casuísticas existentes, ... para llegar a disponer de documentación donde plasmar y formalizar esta información e, igual de importante, formar e informar a todos los que participan o se ven afectados por el proceso para que lo cumplan. Es un trabajo conceptualmente sencillo, pero puede requerir mucho trabajo realizarlo.

La estandarización ayuda a definir la manera de hacer las cosas que ha de ser la referencia para la realización del mismo y sirve como base para la mejora de los mismos. Esta manera de hacer las cosas puede ser en algunos casos claramente mejorables, pero es importante seguirlo porque ayuda a minimizar el efecto del "Método" cuando se analizan las causas de un problema.

Ante la pregunta de "¿Hay que estandarizarlo todo?" como en otros foros la respuesta es "lo que sea necesario y por orden", primero los procesos más repetidos en la empresa, los que más recursos absorben, los más críticos, ... marcando las prioridades que nos marca el sentido común y el impacto de esos procesos sobre el negocio. Pero hay que tener en cuenta que cuantos más procesos tengamos estandarizados, mejor funcionará nuestra organización.

En los procesos de mejora la estandarización puede tener diferentes roles, como paso previo a mejorar procesos no estandarizados para estabilizarlos y también como paso posterior a la mejora de procesos cuando se han planteado cambios y es necesario un nuevo método que definir, implantar y controlar para hacer una función de cuña y conseguir mantener los cambios planteados.

Los estándares, por tanto, también son una primera manera de mejorar la performance y resultado de nuestros procesos por lo que es importante pensar en cuáles no están estandarizados y si los queremos estandarizar como primer paso a la mejora o proceder directamente a su mejora y posterior estandarización.