¿Te has preguntado alguna vez cúal es la vida util de un KPI....?

 

Hace poco tuve una conversación con un alumno sobre la evolución que había tenido un determinado KPI (Key Performance Indicator). Al parecer el valor del indicador estaba posicionado una cifra realmente peor al umbral definido hace años.

 

Su primera intención (casi obsesiva) era volver de manera inmediata al dato que se consideraba “bueno”. No se preguntaba si la gestión había cambiado, si las condiciones de contorno evolucionaron más de lo que lo hizo la fórmula del cálculo, … solo tenía una idea en su cabeza: “tenemos que hacer que esto baje de manera inmediata”.

 

No le dije que no tuviera razón; de hecho, admiro su decisión a la hora de actuar. El matiz está en que si sin identificar el foco que origina dicha situación se volverá a repetir en el futuro y sobre todo, no sabíamos si la actuación estaba alineada con las necesidades actuales de la compañía, puesto que se basaban en una referencia implantada antaño.

Fue a partir de esta segunda reflexión, cuando entendimos que la información que estábamos considerando debía actualizarse y empezamos a cuestionarnos si tenía sentido en las circunstancias y con las circunstancias actuales.

 

• ¿Por qué no revisamos la fórmula que genera el kpi?
• Podemos calcular una media de dicho Kpi?
• El valor se ha disparado de forma puntual o hace tiempo que se estabilizó
• Obedece a una tendencia estable o por el contrario es estacional?
• ¿Por qué el valor había cambiado?
• Hay algo que hagamos distinto ahora?
• Si nuestra operativa es la misma, nuestro nivel de actividad es el mismo?
• Las necesidades del mercado han cambiado? En qué medida?
• ¿Por qué se estableció esta cifra?
• Se podría confirmar su validez según las condiciones actuales?
• El valor debe ser absoluto o se puede aplicar una fórmula relacionada con el grado de actividad o algún otro parámetro que afecte directamente sobre el mismo?
• Cómo interactúa el valor con otros objetivos de áreas de interacción?
• ¿Por qué no había funcionado el sistema de control y seguimiento?
• ¿Por qué …

 

Otra manera, algo más clásica es aplicar la técnica de los 5Why’s sobre la cuestión inicial.

 

W1:¿Por qué parece que el kpi está fuera de control?

-       Porque está mal calculado

-       Porque la formula usada no considera las necesidades actuales

-       Porque no se ha revisado periódicamente la evolución del dato realizando controles preventivos

-       Etc.

 

W2: ¿Por qué está mal calculado?

-       Porque el dato tomado (en el caso de análisis) solo da una foto puntual sin fijarse en la evolución media del proceso?

 

W2’: ¿Por qué la fórmula usada no considera las necesidades actuales?

-        Porque la especificación del umbral de bondad fue establecida hace años y las necesidades del mercado, y a la postre de la compañía, han podido evolucionar significativamente?

- Porque las operaciones que derivan en dicho valor no se han adaptado tras la evolución de los requerimientos?

 

W2’’:¿Por qué no se ha revisado periódicamente la evolución del dato realizando controles preventivos?

-          Por falta de tiempo o porque el proceso comenzó a estar bajo control tiempo atrás? 

 

En definitiva, además de actuar de manera impulsiva (acción que era necesaria dada la variación existente), mi colega decidió que era oportuno realizar un análisis más profundo de la situación para encontrar la causa real y evitar situaciones similares en el futuro.

¿Qué más incluirías en el enfoque?