Provisional Para Siempre

En el camino de la mejora, y en el día a día de las empresas, nos encontramos con un tipo de mejoras o de soluciones que podríamos llamar de bajo nivel que se originas y manifiestan de diferentes formas pero que tiene un resultado común, una solución no definitiva a un problema que ha aparecido. Es decir, una acción para salir del paso o cubrir la necesidad que no es la que debería ser o la que se ha planteado como definitiva a la espera de que ésta última se implante.

En una empresa, el personal de la línea con su sabiduría habitual, había acuñado este concepto como PPS “Provisional para Siempre”, en otra eran los micro-inventos, también es ampliamente conocido el concepto de “Soluciones Parche” e incluso en una línea de embotellado recuerdo que los arreglos de ese tipo tenían el nombre del responsable de mantenimiento, llevaban su firma.

Estas soluciones pueden intentar solucionar problemas de diferente envergadura, desde pequeñas averías a problemas endémicos de gran magnitud y tienen las características de ser provisionales, inestables y normalmente poco estéticas respecto al entorno donde se aplican. 

Si miramos la forma en que se detectan estos PPS:

- Reparaciones con lo que me gusta denominar “kit de superviviencia” gomas, precintos, bridas o cartones

- Soluciones no estandarizadas respecto al estándar en ERP, sistemas informáticos, procesos, equipos, etc.

Si intentamos analizar sus posibles orígenes de estos PPS tendríamos diferentes ejecutores de los PPS:

- Departamentos o responsables que han dedicado los recursos materiales y de tiempo mínimos para poder salir del paso, para seguir teniendo un funcionamiento parecido al de régimen normal.

- Personal afectado por el problema, ya sea por su propia iniciativa o porque el servicio de los departamentos soporte es inexistente.

Las posibles causas afectarían tanto a la dirección, a los trabajadores como a la cultura de la empresa:

- No se puede parar el proceso de trabajo (equipo, máquina,…) para realizar los cambios o mejora necesarios y se realizan actuaciones “rápidas” con materiales de fácil implantación y mínimo coste. El “kit de supervivencia”

- No está definido un sistema para recoger y canalizar estos problemas, averías u oportunidades de mejora que aparecen en el día a día.

- La empresa y su esquema jerárquico y funcional no dan importancia a ese tipo de indicidencias por lo que no se actúa para suministrar una solución definitiva ya sea no actuando o colocando soluciones muy provisionales con la intención, real o no, de implantar una solución más definitiva en un futuro cercano.

- Los afectados, usuarios o departamentos de soporte, se buscan la vida para dar una solución, aunque sea provisional y cutre al problema que les afecta.

El resultado en cualquier caso es que los procesos, equipos, instalaciones, ERP, etc. están “llenos” de soluciones PPS que hacen que los propios trabajadores/empleados/asociados pierdan la fe en la credibilidad de la empresa acerca de su capacidad o voluntad de dar soluciones reales, consistentes y definitivas a los problemas que aparecen con los recursos que correspondan. 

A pesar de lo que a veces pueda parecer los PPS no gustan a nadie como sistema de trabajo habitual