¿Padece de reunionitis?

Hay empresas u organizaciones que padecen una enfermedad de los tiempos modernos conocida como “reunionitis crónica”, empresas en las que todo se basa en reuniones, reuniones y más reuniones. No es que las reuniones sean improductivas o innecesarias, el problema es que una errónea planificación de las reuniones puede convertirse en una pérdida innecesaria de tiempo.

Si es verdad que es fundamental coordinar reuniones y participar en ellas para trabajar en equipo, intercambiar información importante y, sobre todo, interrelacionarse personalmente (un encuentro en persona es 55% más efectivo que una llamada telefónica debido al lenguaje corporal), el problema es al realizar reuniones de trabajo grupales sin un guión de acción puede resultar en una frustrante pérdida de tiempo.

Si queremos evitar la reunionitis como patología y convertir las reuniones en productivas algunas ideas que nos podrían ayudar a preparar adecuadamente una reunión podrían ser:

1. Disponer de un objetivo para la reunión, concreto y definido

2. Elegir cuidadosamente el momento y el lugar:

a. Es mejor hacer las reuniones por la mañana o a media tarde (las reuniones después de comer no suelen ser productivas)

b. En cuanto al lugar es conveniente disponer de una sala de reuniones en las propias instalaciones para evitar desplazamientos, estas salas no han de ser excesivamente cómodas, no servir cafés ni bebidas en la sala, si la reunión va a ser larga realizar los coffee-breaks fuera de la misma, con un tiempo prefijado.

3. Convocar aquellas personas cuya presencia sea necesaria, procurar no pasar de 6 participantes, los grupos entre 4 y 6 personas favorecen la participación y resulta el tamaño ideal para realizar un trabajo en equipo.

4. Asignar el tiempo preciso para alcanzar el objetivo de la reunión, como norma no más de una hora, es habitual que se conozca el inicio de una reunión pero no la finalización, es importante fijar tanto el inicio como el final.

5. Preparar un orden del día, que incluya la fecha, el lugar, los objetivos de la reunión, quienes son los asistentes, la hora de inicio y fin y los asuntos a tratar, este documento facilitara el desarrollo de la reunión.

6. Tomar medias para las interrupciones, como llamadas importantes o presencia requerida en otro lugar, para ello debería planificar su intervención de forma que cuando se ausente la reunión pueda continuar.

7. Comenzar a la hora fijada, con unos minutos de cortesía para la gente que viene de fuera, es una manera de educar al personal en su propia gestión del tiempo y también en el respeto por el tiempo de los demás.

8. Permitir que los participantes acudan a la reunión cuando se les necesite, en lugar de hacerles participar en toda la reunión.

Después de cada reunión, se debe redactar un Memo o Acta del trabajo realizado en la reunión donde se incluyan los temas tratados, las decisiones tomadas, y los responsables y plazos para las acciones a realizar.

Reunionitis no. Reuniones sí, pero organizadas y productivas.