Los Ladrones de Tiempo " Los imprevistos"

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos y actividades que nos restan minutos e incluso horas de trabajo efectivo, son cosas que no aportan nada significativo a nuestro trabajo, pero que requieren nuestra atención, rompiendo nuestra  concentración en aquellas  tareas  en las que si necesitamos emplear nuestro  preciado tiempo.

¿No os ha pasado nunca que llegas a la oficina por la mañana, te planificas el trabajo que vas a realizar en el día, pierdes un tiempo realizando esta planificación, y al final del día no has realizado nada de lo planificado? Que todo lo que has hecho han sido tareas imprevistas, te has dedicado a  “apagar fuegos”, a solventar tareas de tu departamento o de otros departamentos que puede que no fuesen ni tan siquiera de tu responsabilidad pero aun así han acabado en tus manos mientras que no has dedicado realmente nada de tiempo a tus propias tareas.

Una guía para ayudarnos a tener más claro a que dedicar nuestro tiempo es la que Stephen Covey nos presenta su Matriz de Gestión del Tiempo.

Unos de los ladrones del tiempo más habituales y comunes son los IMPREVISTOS que, por su propia definición, no pueden entrar dentro de  la planificación de nuestro trabajo precisamente ya que no podemos preverlos. Estos imprevistos nos provocan estar trabajando  en los cuadrantes 1 y 3 (1 tareas urgentes pero poco importantes y 3 urgentes pero no importantes)

Las exigencias de nuestro entorno laboral, del sector en que trabajamos, de nuestros clientes  y jefes, e incluso de nuestros propios compañeros provocan que  nos encontremos dedicando  nuestro tiempo a imprevistos  que surgen  en el día a día.

El secreto para una mejor gestión del tiempo está en reservar  un porcentaje de nuestro tiempo  a los imprevistos, para poder planificar el resto de actividades en función del tiempo  restante.

Si por ejemplo del total de la jornada laboral dedicamos entre  un 10 y un 15% a solventar imprevistos, dejaremos un 15% de nuestro tiempo libre sin planificar para poder encajar lo que vaya surgiendo  en el día.