La Excelencia no existe

Esta afirmación, que puede parecer un tanto excéntrica, no es más que la consecuencia de aplicar la Mejora Continua a todas las facetas de nuestra vida profesional y personal. 

Salvador Dalí, un personaje que se caracterizó precisamente por su excentricidad y por ser uno de los máximos exponentes del surrealismo, no se alejaba mucho del mundo tangible cuando afirmaba lo siguiente:

"No tengas miedo a la perfección, nunca la alcanzarás"

Lo cierto es que el grado de bondad de cualquier proceso o tarea es relativo y dependerá de con qué referencia lo comparemos. Indiscutiblemente, toda acción siempre será susceptible de ser mejorada. Lo normal es que se realice un análisis en el que se valoran los recursos a invertir frente  a los beneficios esperados. El balance entre ambas variables será el que determine en gran parte la decisión final identificando si merece la pena afrontar el proyecto o mantener la situación actual a la espera de un approach que ofrezca un balance positivo (Recursos Vs Mejora).

Cuando enfrentas este tipo de proyectos parecen obvios los pasos a seguir, de hecho, todo el mundo ha ejecutado alguna vez alguno. Aunque no tenga conocimientos sobre metodologías LEAN o herramientas relacionadas seguro que lo hemos afrontado en nuestro ámbito profesional o personal. Un clásico aquí son los propósitos de año nuevo: mejorar nuestra forma física o aprender de una vez por todas a bailar!!

No todos habrán llegado a buen puerto. No existe una fórmula mágica para mejorar un sistema o rutina. Lo que podemos asegurar es que si faltan algunos de los ingredientes que se describen aquí, el proyecto tendrá menores posibilidades de éxito.

1. DEFINICIÓN del proceso que se desea mejorar.

Normalmente esta fase viene dada por sensaciones que no pueden ser cotejadas con ningún indicador. No es malo, todos tenemos claro cuando algo no va bien. No sabemos en qué medida pero esto no nos hace dudar sobre la necesidad de mejorar lo que tenemos.
No debemos asustarnos ante los problemas. En el fondo son una buena noticia, las quejas/reclamaciones/críticas nos ayudan a identificar un problema. El reto es llegar a la causa raíz que lo origina y actuar sobre ella. Como un antiguo colega solía comentarme:

Una queja es un regalo

Ahora bien, ojo con recibir un demasiados de estos regalos! no tendremos recursos para afrontar tantas mejoras!!!

 También es básico identificar la causa raíz del problema y si las acciones que tomaremos actúan sobre ella.

Volviendo al tema de los buenos propósitos; una compañera se propuso este año mejorar su tono muscular. El objetivo parece que estar identificado claramente, es un tanto vago ya que no focaliza una meta específica (pero esto ya lo comentaremos en próximos blogs), pero se debe centrar en mejorar su estado físico. Semanas después, tuvimos la siguiente conversación:

- ¿Qué tal llevas tu propósito de año nuevo? ¿Qué estás haciendo?, le pregunté
- Llevo 3 semanas siguiendo una dieta bastante estricta. Me aporta una mayor cantidad de proteínas y con esto me han dicho que ya debo ganar tono físico. 
- Pero.... te habrán dicho que esas proteínas se aprovecharán mejor si complementas la dieta con alguna sesión semanal de deporte. Le contesté algo incrédulo.
- Sí, pero con esto me debe hacer algo de efecto. Me contestó 

 

 

Es importante actuar específicamente sobre el origen. Los problemas a veces no tienen solo un origen, como es el caso del ejemplo. En este caso, aunque tanto el tipo de actividad diaria como la dieta que se siga son importantes, si se busca tonificar; la actividad física tiene un mayor peso específico. Podemos decir, que la falta de tonificación en una persona que sigue una dieta más o menos equilibrada como era el caso, se debe principalmente a la falta de ejercicio más que a la dieta. Finalmente, el esfuerzo que se invirtió en seguir una dieta Vs resultados obtenidos arrojaron un balance demasiado pobre como para mantener el nuevo hábito. 

  

2. MEDICIÓN de la situación actual.

Este es el momento en el que realmente nos ponemos manos a la obra. Debemos definir que medir, como medirlo y quien va a realizar dicha medición. Esto es muy sencillo decirlo pero si os habéis enfrentado a este tipo de proyectos, veréis que no es trivial encontrar una Magnitud que sea relevante y represente la complejidad de una operativa cualquiera.

En la gestión de StartUp’s se intenta busca la “Unica Magnitud que Verdaderamente Importa (UMVI)”. Al no disponer de tantos recursos como las organizaciones tradicionales deben enfocar sus acciones hacia su objetivo en cada momento. Por ello, tienen claro que identificar una única variable o una serie muy corta de indicadores clave les dará una gran ventaja frente a su competencia. Tendrán en todo momento la foto sobre como va evolucionando su performance y podrán hacer seguimiento sobre las acciones de mejora que integran en el circuito.

Este approach, que es el día a día en una startup, debe ser nuestra ambición en todo proceso de mejora a la hora de definir Kpi’s:

• Representar el funcionamiento del proceso
• No deben afectar al propio dato
• Deben ser fáciles de obtener
• Tienen que ser fiables

La lista de variables a medir se puede obtener aplicando el diagrama de Ishikawa o los 5Why's.

 

3. ANALISIS del estado presente y visualización del futuro.

En esta fase tendremos una foto del nivel de bondad de nuestro proceso.
Veremos si tiene una alta variabilidad y está fuera de control, o por el contrario su comportamiento es relativamente sostenido en el tiempo. Esto nos ayudará a definir las acciones que deberemos implantar.

La priorización es la clave. Se puede usar una matriz de criticidad y frecuencia o un Pareto nos pueden dar soporte a la hora de priorizar nuestras acciones.

 

4. IMPLEMENTACIÓN de las acciones oportunas para alcanzar el objetivo fijado.

Todo el mundo quiere llegar a esta etapa cuanto antes. Nuestra cultura asume que hasta que no se realiza alguna cambio del proceso no se está realizando ningún trabajo neto. Estoy de acuerdo en que es importante alcanzar esta fase, pero las 3 anteriores son cruciales para que el éxito se alcance cuanto antes.

Otra particularidad de los proyectos LEAN es que la mayoría de las personas esperan resultados positivos desde el primer minuto en el que se comienzan a implantar las acciones. Normalmente, a nadie le interesa hablar de tiempos de desarrollo, formación y curva de aprendizaje entre otros.

Definir un plan de acción, responsables  de implementación y fechas límite es una buena práctica para asegurar que el plan se ejecuta.

5.CONTROL del proceso para conseguir que este nuevo estado sea sostenible.

Si conseguimos pasar a la fase de control es que somos realmente unos cracks!! J. Ahora en serio, el control y supervisión del nuevo proceso es fundamental. De nada servirá todo lo invertido antes si no aseguramos que el nuevo sistema es sostenible.


Como decía al principio, el hecho de que apliquemos estos 5 pasos nos dará una mayor probabilidad de éxito pero no nos lo asegurará.

Y en el caso en que tengamos resultados positivos, seamos conscientes que la perfección existe. Incluso me atrevo a decir que el mayor fin de toda organización debería ser conseguir instaurar el ciclo de mejora continua en su ADN. El resultado de los distintos proyectos será circunstancial y, aunque nos parezca bueno, siempre será mejorable. Independientemente del valor que estén mostrando los kpi’s al aplicar las acciones que correspondan, se tratará de una iteración más del ciclo DMAIC. Esta será la verdadera diferencia.
Podemos decir entonces que...

...la Calidad, la Excelencia y el Éxito no se justifican por su existencia sino por su búsqueda constante...

.... o estamos ante un juego de palabras sin fundamento?