Hace semanas tuve una conversación con un director de planta acerca de la Excelencia Operacional y acabé un poco defraudado por la sensación de poco convencimiento en una herramienta tan básica como las 5S, de la que habían realizado alguna implantación local pero no se creía que fuera necesaria.
Es chocante ver como muchos directivos conocen esta herramienta tan básica de la mejora incluso de sus virtudes pero consideran que no es de aplicación o utilidad en sus empresas o cuesta mucho esfuerzo si se busca un retorno medible e inmediato.
Eso sí, cuando ven una empresa con una aplicación de la misma se maravillan a la vez que justifican que es mucho más fácil que en esta empresa que en la suya. Siempre los otros lo tienen más fácil.
No se trata de crear espacios en nuestra empresa (puestos de trabajo, almacenes, salas de reunión,...) que parezcan el escaparate de una tienda sino espacios ordenados, limpios y visualmente informados que permitan trabajar de manera más productiva y segura. Y lo más importante: un cambio cultural. Se envía un mensaje desde dirección de unas nuevas reglas, una nueva manera de trabajar y entender la empresa que han de ser una base, unos cimientos, para la aplicación de otras herramientas y una filosofía de mejora.
Para mi alegría los creativos de Ikea han realizado un anunció extraordinario enfocado al orden y a los problemas que genera su opuesto, el caos. Aunque sea, como me dijo un día un extraordinario operario de artes gráficas, un "caos organizado".
Aprovechando el video, y para evitar hacer la enésima explicación de las 5S y sus virtudes que son fáciles de encontrar en internet, me he tomado la libertad de buscar similitudes entre las frases del anuncio y situaciones en las empresas.
- Ese tipo que te pierde las tapas, te esconde la batidora para hacer la gracia. las otras personas dejan siempre las cosas fuera de sitio (o en un sitio diferente al que tenemos en mente pero que no está definido formalmente). Se pierden infinitos pequeños tiempos en buscar lo que no se encuentra. No hay sitios definidos y cada uno lo deja en un sitio. Tanto elementos físicos como documentos en el servidor, correo electrónico...
- ¿Cuántas tapas llevas ya, 15? Te hace comprar 1.000 tarros de orégano. Tu descontrol del stock de materiales, de utillajes, herramientas o elementos auxiliares hace que se tengan que comprar en exceso, un generador increíble del Efecto Forrester (bullwhip). A alguien le suena la pregunta "otra vez hay que comprar? Si la semana pasada compramos. Es que no lo encontramos...se ha debido gastar...Normalmente no pasa nada, excepto cuando lo que no se encuentra vale mucho dinero, entonces es cuando entramos en crisis.
- Te pierde los abridores, las cucharillas,... Hay que utilizar herramientas, utillajes, piezas de otras máquinas o líneas para poder trabajar o montar la máquina.
- Embarulla tu despensa y te hace comer cosas caducadas, te hará comer cualquier cosa. mala, nula o de difícil acceso, identificación de los materiales y de su lote o caducidad, al final cuando no se encuentra (o es difícil acceder) el lote que corresponde se utiliza/ suministra el que haya primero, el más fácil de coger. ¿Seguro que estamos trabajando con la última versión de los planos? ¿Quién dijo FIFO o FEFO?
- Te hace odiar la cocina, ¿por qué no jugamos en tu casa? Ya no bajamos tanto a la fábrica, o al almacén o al archivo porque nos da vergüenza el estado en el que están. Y mucho menos el plantearnos traer visitas. Si es inevitable, sacrificaremos horas de personal y producción para el zafarrancho correspondiente.
Las 5s son el equivalente a la primaria en un proceso de transformación Lean. Seamos capaces de empezar por las bases.
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