"El escritor y economista Tim Harford estudia los sistemas complejos y ha encontrado un vínculo sorprendente entre los sistemas exitosos: fueron hechos a base de ensayo y error. En esta chispeante charla de TEDGlobal 2011 nos propone que nos embarquemos en lo aleatorio y comencemos a cometer mejores errores."
Interesante vídeo para hacernos reflexionar sobre la dificultad de plantear y probar cosas diferentes.
Esta afirmación, que puede parecer un
tanto excéntrica, no es más que la consecuencia de aplicar la Mejora Continua a
todas las facetas de nuestra vida profesional y personal.
Salvador Dalí, un personaje que se caracterizó precisamente por su excentricidad y por ser uno de los máximos exponentes del surrealismo, no se alejaba mucho del mundo tangible cuando afirmaba lo siguiente:
"No tengas miedo a la perfección, nunca la alcanzarás"
Lo cierto es que el grado de bondad de cualquier proceso o tarea es relativo y dependerá de con qué referencia lo comparemos. Indiscutiblemente, toda acción siempre será susceptible
de ser mejorada. Lo normal es que se realice un análisis en el que se valoran los recursos a invertir
frente a los beneficios esperados. El balance entre ambas variables será el que determine en gran parte la decisión final identificando si merece la pena afrontar
el proyecto o mantener la situación actual a la espera de un approach que ofrezca un balance positivo (Recursos Vs Mejora).
Cuando enfrentas este tipo de
proyectos parecen obvios los pasos a seguir, de hecho, todo el mundo
ha ejecutado alguna vez alguno. Aunque no tenga conocimientos sobre metodologías
LEAN o herramientas relacionadas seguro que lo hemos afrontado en nuestro ámbito profesional o personal. Un clásico aquí son los propósitos de año nuevo: mejorar nuestra forma física o aprender de una vez por todas a bailar!! No todos habrán llegado a buen puerto. No existe
una fórmula mágica para mejorar un sistema o rutina. Lo que podemos asegurar es que si
faltan algunos de los ingredientes que se describen aquí, el proyecto tendrá menores posibilidades de éxito.
1. DEFINICIÓN del
proceso que se desea mejorar.
Normalmente esta fase viene dada por sensaciones que no pueden ser cotejadas con ningún indicador. No es malo, todos tenemos claro cuando algo no va bien. No sabemos en qué medida pero esto no nos hace dudar sobre la necesidad de mejorar lo que tenemos. No debemos asustarnos ante los problemas. En el fondo son una buena noticia, las quejas/reclamaciones/críticas nos ayudan a identificar un problema. El reto es llegar a la causa raíz que lo origina y actuar sobre ella. Como un antiguo colega solía comentarme:
Una queja es un regalo
Ahora bien, ojo con recibir un demasiados de estos regalos! no tendremos recursos para afrontar tantas mejoras!!!
También es básico identificar la causa raíz del problema y si las acciones que tomaremos actúan sobre ella.
Volviendo al tema de los buenos propósitos; una compañera se propuso este año mejorar su tono muscular. El objetivo parece que estar identificado claramente, es un tanto vago ya que no focaliza una meta específica (pero esto ya lo comentaremos en próximos blogs), pero se debe centrar en mejorar su estado físico. Semanas después, tuvimos la siguiente conversación:
- ¿Qué tal llevas tu propósito de año nuevo? ¿Qué estás haciendo?, le pregunté - Llevo 3 semanas siguiendo una dieta bastante estricta. Me aporta una mayor cantidad de proteínas y con esto me han dicho que ya debo ganar tono físico. - Pero.... te habrán dicho que esas proteínas se aprovecharán mejor si complementas la dieta con alguna sesión semanal de deporte. Le contesté algo incrédulo. - Sí, pero con esto me debe hacer algo de efecto. Me contestó
Es importante actuar específicamente sobre el origen. Los problemas a veces no tienen solo un origen, como es el caso del ejemplo. En este caso, aunque tanto el tipo de actividad diaria como la dieta que se siga son importantes, si se busca tonificar; la actividad física tiene un mayor peso específico. Podemos decir, que la falta de tonificación en una persona que sigue una dieta más o menos equilibrada como era el caso, se debe principalmente a la falta de ejercicio más que a la dieta. Finalmente, el esfuerzo que se invirtió en seguir una dieta Vs resultados obtenidos arrojaron un balance demasiado pobre como para mantener el nuevo hábito.
2. MEDICIÓN de la
situación actual.
Este es el momento en el que realmente nos ponemos manos
a la obra. Debemos definir que medir, como medirlo y quien va a realizar dicha
medición. Estoes muy sencillo decirlo
pero si os habéis enfrentado a este tipo de proyectos, veréis que no es trivial
encontrar una Magnitud que sea relevante y represente la complejidad de una
operativa cualquiera.
En la gestión de StartUp’s se intenta busca la “Unica
Magnitud que Verdaderamente Importa (UMVI)”. Al no disponer de tantos recursos como las organizaciones tradicionales deben
enfocar sus acciones hacia su objetivo en cada momento. Por ello, tienen claro que identificar una única variable o una serie muy corta de indicadores clave les dará una gran ventaja frente a su competencia. Tendrán en todo momento la foto sobre como va evolucionando su performance y podrán hacer seguimiento sobre las acciones de mejora que integran en el circuito.
Este approach, que es el día a día en una startup, debe ser nuestra ambición en todo proceso de mejora a la hora de
definir Kpi’s:
Representar el funcionamiento del proceso
No deben afectar al propio dato
Deben ser fáciles de obtener
Tienen que ser fiables
La lista de variables a medir se puede obtener aplicando el diagrama de Ishikawa o los 5Why's.
3. ANALISIS del
estado presente y visualización del futuro. En esta fase tendremos una foto del nivel de bondad de nuestro proceso. Veremos si tiene una alta variabilidad y está fuera de
control, o por el contrario su comportamiento es relativamente sostenido en el
tiempo. Esto nos ayudará a definir lasacciones que deberemos implantar.
La priorización es la clave. Se puede usar una matriz de criticidad y frecuencia o un Pareto nos pueden dar soporte a la hora de priorizar nuestras acciones.
4. IMPLEMENTACIÓN de las
acciones oportunas para alcanzar el objetivo fijado.
Todo el mundo quiere llegar a esta etapa cuanto antes. Nuestra cultura asume que hasta que no se realiza alguna cambio del proceso no se está realizando ningún
trabajo neto. Estoy de acuerdo en que es importante alcanzar esta fase, pero las 3 anteriores son
cruciales para que el éxito se alcance cuanto antes.
Otra particularidad de los proyectos LEAN es que la
mayoría de las personas esperan resultados positivos desde el primer minuto en
el que se comienzan a implantar las acciones. Normalmente, a nadie le interesa hablar de tiempos de desarrollo, formación y curva de aprendizaje entre otros. Definir un plan de acción, responsables de implementación y fechas límite es una buena práctica para asegurar que el plan se ejecuta.
5.CONTROL del
proceso para conseguir que este nuevo estado sea sostenible.
Si conseguimos pasar a la fase de control es que somos
realmente unos cracks!! J. Ahora en serio, el control y supervisión del nuevo
proceso es fundamental. De nada servirá todo lo invertido antes si no aseguramos
que el nuevo sistema es sostenible.
Como decía al principio, el hecho de que apliquemos estos 5 pasos nos dará una mayor probabilidad de éxito pero no nos lo asegurará.
Y en el caso en que tengamos resultados positivos, seamos conscientes que la perfección existe. Incluso me atrevo a decir que el mayor fin de toda organización debería ser conseguir instaurar el ciclo de mejora continua en su ADN. El resultado de los distintos proyectos será circunstancial y, aunque nos parezca bueno, siempre será mejorable. Independientemente
del valor que estén mostrando los kpi’s al aplicar las acciones que correspondan, se tratará de una iteración más del ciclo DMAIC. Esta será la verdadera diferencia. Podemos decir entonces que...
...la Calidad, la Excelencia y el Éxito
no se justifican por su existencia sino por su búsqueda constante...
.... o estamos ante un juego de palabras sin fundamento?
La herramienta que quiero explicaros es la técnica de los cinco porqués (5 Why?) que sirve para la solución de problemas. Tanto en el trabajo como en casa, nos encontramos a menudo con problemas y a menudo ocurre que pasamos directamente a querer solucionarlo de manera rápida o a justificarnos y buscar posibles culpables.
Esta herramienta ayuda a analizar el problema de manera objetiva, ¿cómo lo hace?
La clave de esta herramienta consiste en realizar la pregunta ¿por qué? hasta averiguar la causa, comprender el problema y así atacarlo de raíz.
Esta herramienta se puede utilizar como:
Resolución de problemas
Eliminación de despilfarro ( Muda)
Se empieza preguntando por qué al menos cinco veces, esto permite buscar a fondo y no conformarse con causas ya probadas ni superficiales, surgirán ocasiones donde se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando por qué para encontrar la causa principal, también podemos encontrarnos con alguna situación que con 3 preguntas de porqué ya hemos averiguado la causa raíz.
No hay que caer en la trampa de empezar a preguntar ¿Quién?, ya que esta herramienta se enfoca en los problemas y no en las personas involucradas.
No hay mucho más que explicar de esta herramienta por lo que os dejo un par de ejemplos que espero ayudaran a entenderla, uno de ellos es un ejemplo de uso personal para que veáis el funcionamiento, en Internet disponéis de ejemplos de utilización en entornos productivos.
Supongamos que hoy has salido tarde de casa y llegas fuera de hora a la universidad, algo que te hace perder tiempo en un examen de matemáticas. Al finalizar dicho examen y no acabar con el tiempo suficiente te enfadas contigo mismo y así que decides analizar qué ha pasado para poner remedio y que no vuelva a ocurrir.
¿Por qué he llegado tarde? Porque me he despertado tarde
¿Por qué me he despertado tarde? Porque ayer me acosté tarde
¿Por qué ayer me fui a dormir tan tarde? Porque estuve repasando el temario de matemáticas para ir bien en el examen.
¿Por qué estuve repasando el temario? Porque había calculado que tardaría poco en repasarlo y tarde más de lo previsto.
¿Por qué calculé mal el tiempo? Porque no tuve en cuenta la gran cantidad de documentación del temario a repasar.
Para finalizar os dejo un vídeo con una chispa de humor, de un estimado profesor de una escuela de negocios, para entender los 5 porqués, espero que os guste.
Hace semanas tuve una conversación con un director de planta acerca de la Excelencia Operacional y acabé un poco defraudado por la sensación de poco convencimiento en una herramienta tan básica como las 5S, de la que habían realizado alguna implantación local pero no se creía que fuera necesaria.
Es chocante ver como muchos directivos conocen esta herramienta tan básica de la mejora incluso de sus virtudes pero consideran que no es de aplicación o utilidad en sus empresas o cuesta mucho esfuerzo si se busca un retorno medible e inmediato.
Eso sí, cuando ven una empresa con una aplicación de la misma se maravillan a la vez que justifican que es mucho más fácil que en esta empresa que en la suya. Siempre los otros lo tienen más fácil.
No se trata de crear espacios en nuestra empresa (puestos de trabajo, almacenes, salas de reunión,...) que parezcan el escaparate de una tienda sino espacios ordenados, limpios y visualmente informados que permitan trabajar de manera más productiva y segura. Y lo más importante: un cambio cultural. Se envía un mensaje desde dirección de unas nuevas reglas, una nueva manera de trabajar y entender la empresa que han de ser una base, unos cimientos, para la aplicación de otras herramientas y una filosofía de mejora.
Para mi alegría los creativos de Ikea han realizado un anunció extraordinario enfocado al orden y a los problemas que genera su opuesto, el caos. Aunque sea, como me dijo un día un extraordinario operario de artes gráficas, un "caos organizado".
Aprovechando el video, y para evitar hacer la enésima explicación de las 5S y sus virtudes que son fáciles de encontrar en internet, me he tomado la libertad de buscar similitudes entre las frases del anuncio y situaciones en las empresas.
- Ese tipo que te pierde las tapas, te esconde la batidora para hacer la gracia. las otras personas dejan siempre las cosas fuera de sitio (o en un sitio diferente al que tenemos en mente pero que no está definido formalmente). Se pierden infinitos pequeños tiempos en buscar lo que no se encuentra. No hay sitios definidos y cada uno lo deja en un sitio. Tanto elementos físicos como documentos en el servidor, correo electrónico...
- ¿Cuántas tapas llevas ya, 15? Te hace comprar 1.000 tarros de orégano. Tu descontrol del stock de materiales, de utillajes, herramientas o elementos auxiliares hace que se tengan que comprar en exceso, un generador increíble del Efecto Forrester (bullwhip). A alguien le suena la pregunta "otra vez hay que comprar? Si la semana pasada compramos. Es que no lo encontramos...se ha debido gastar...Normalmente no pasa nada, excepto cuando lo que no se encuentra vale mucho dinero, entonces es cuando entramos en crisis.
- Te pierde los abridores, las cucharillas,... Hay que utilizar herramientas, utillajes, piezas de otras máquinas o líneas para poder trabajar o montar la máquina.
- Embarulla tu despensa y te hace comer cosas caducadas, te hará comer cualquier cosa. mala, nula o de difícil acceso, identificación de los materiales y de su lote o caducidad, al final cuando no se encuentra (o es difícil acceder) el lote que corresponde se utiliza/ suministra el que haya primero, el más fácil de coger. ¿Seguro que estamos trabajando con la última versión de los planos? ¿Quién dijo FIFO o FEFO?
- Te hace odiar la cocina, ¿por qué no jugamos en tu casa? Ya no bajamos tanto a la fábrica, o al almacén o al archivo porque nos da vergüenza el estado en el que están. Y mucho menos el plantearnos traer visitas. Si es inevitable, sacrificaremos horas de personal y producción para el zafarrancho correspondiente.
Las 5s son el equivalente a la primaria en un proceso de transformación Lean. Seamos capaces de empezar por las bases.
