En este video podemos ver cómo aplicar las 5S en una oficina. Existen muchos vídeos en la red sobre como aplicar las 5S en entornos más productivos, fábricas, almacenes, etc., pero pocos donde se pueda ver la aplicación sobre un puesto de trabajo individual en una oficina, similar al que nos podemos encontrar en cualquier oficina de cualquier empresa.
Algunos detalles interesantes a ver y que llaman la atención:
1. Las tarjetas, todos tenemos tarjetas de proveedores, clientes, etc.., en el vídeo podemos ver como se clasifican y finalmente, como se introducen en el teléfono la información en forma de contactos para finalmente deshacerse de ellas.
2. Podéis ver en el vídeo como deja el típico "cajón de oficina", que suele ser generalmente donde dejamos nuestras cosas personales y algunas que necesitamos para trabajar (bolígrafos, lápices, grapadora, etc...) y este suele servir para cuando hay que limpiar la mesa acabe recogiendo todo aquellos que sobra. Si os fijáis en el vídeo, cuando vacía el cajón, sale de todo y logra, al final del vídeo, dejar solo lo necesario.
Como menciona en el apartado final, hay acciones encaminadas a la 4ª y 5ª S que son el secreto real de las 5S. En la práctica las 3 primeras S son el equivalente al zafarrancho de limpieza que puede suceder por una visita importante (directivo, cliente importante,...) o cuando la situación es tan grave que ya no permite trabajar. Pero que tienen poca continuidad en el tiempo cuando el desorden y la acumulación de materiales se va generando en el día a día del trabajo.
A estas acciones se podrían añadir otros estándares en forma de pequeños procedimientos que ayuden en el día a día a mantener el nivel de 5S conseguido: sistemática de registrar en contactos cada tarjeta que nos faciliten una, reponer sólo el material de oficina consumido con sistemática kanban, definir información común que puede ser de interés en una carpeta o red compartida, breves auditorías entre compañeros, etc. Ligeras rutinas diarias que eviten el tener que repetir otro gran zafarrancho (con el tiempo que conlleva) para volver a situar el puesto de trabajo en unas condiciones 5S aceptables.
Espero que os guste y que toméis buena nota del vídeo para poder tener una guía de como se podrían realizar las 5S en una oficina.
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