El sentido de urgencia en hacer las cosas

  

Normalmente cuando nos estamos preparando para irnos de vacaciones o hacer algún viaje de fin de semana las tareas que tenemos que realizar como por ejemplo hacer las maletas, arreglar la casa, dejarlo todo recogido, etc… estas tareas nos ocupan varias horas en realizarlas si las hacemos bien, el día de antes de irnos de vacaciones si no hemos realizado las tareas debido a que las hemos dejado para el final somos capaces de terminarlas en una hora.

Nosotros sabemos que solo tenemos un día realizar todas las tareas entes de irnos de vacaciones para dejarlo todo en orden, y nos las arreglamos para terminar el trabajo en periodos de tiempo mucho más cortos de lo habitual.

Una explicación a este fenómeno es que, cuando sabemos  que tenemos tiempo por delante para desarrollar cualquier tarea, nuestro cerebro se relaja.

Al no tener la sensación de urgencia, es muy fácil que nos dispersemos en otras actividades y no tengamos muy presente las tareas que tenemos que hacer antes de irnos de vacaciones.

Cuando por el contrario, sentimos la presión de las fechas límite y la falta de tiempo, es cuando nos entra esa sensación de que no tenemos nada hecho y nos vamos como quien dice mañana, inconscientemente filtramos actividades que no nos acercan a nuestro objetivo y las dejamos de lado, y nos centramos solo en aquello que es realmente importante para conseguir nuestro objetivo.

Podríamos hacer un símil como si la tarea a realizar fuera un muelle, este se contraerá o se expandirá en función del tiempo disponible que se le aplique.

Para estos casos la Ley de Parkinson dice que  “el trabajo crece hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización”, esta ley la aplicamos cuando sentimos esa sensación de presión debido a que se acerca el momento de irnos y no hemos realizado las tareas necesarias.

Cuando llegamos a esta situación de urgencia por resolver las tareas tenemos que evitar 2 efectos perjudiciales que surgen debido a que no determinamos adecuadamente el tiempo a dedicar en estas tareas.

1.La Chapuza

Entre trabajar deprisa porque nos quedamos sin tiempo y trabajar con eficacia hay un abismo. Cuando posponemos las tareas en exceso, cuando estimamos tiempos demasiado cortos para las actividades que realizamos, el resultado suele ser una chapuza o lo que es lo mismo un trabajo de poca calidad.

                            Un tiempo demasiado corto no aporta valor al trabajo.

2.El perfeccionismo

En el otro lado tenemos el perfeccionismo, definido como la tendencia a mejorar indefinidamente un trabajo sin decidirse a considerarlo acabado.

                    Un tiempo demasiado largo a una tarea no aporta valor al trabajo

     

                                         “ Lo perfecto es enemigo de lo bueno”

Tan malo es uno como el otro, ni dedicar poco tiempo, ni dilatar la tarea en exceso, el punto intermedio es el objetivo donde deberíamos ubicarnos  en la gestión del tiempo.

Hemos de ser capaces de calcular cuánto tiempo debemos dedicarle a una tarea para que el resultado sea satisfactorio para nosotros.

Al realizar estas tareas hemos de ser eficaces ósea lograr el resultado que deseamos, conseguir nuestro objetivo  pero a su vez eficientes con el mínimo de recursos posibles.

Crecimiento, indicadores y el pollo a l'ast

Algunos domingos, cuando coincide que nos quedamos en casa, a veces utilizamos el recurso de pedir un pollo a l'ast en el establecimiento habitual de toda la vida.

Una de las últimas veces que fui pude observar como el establecimiento había sido reformado y pintado, se había mejorado la cartelera y la información para los clientes pero se mantenía el espíritu de los pollos preparados a la leña garantizando los valores históricos del producto estrella, el pollo a l'ast. Por otro lado habían formalizado su aumento de portafolio con acompañamientos a los pollos y otros platos preparados.

Había aumentado la plantilla a pesar de que el matrimonio propietario seguía al pie del cañón,  habitualmente ubicados en la zona de cocina, y por lo tanto, más alejados del contacto directo con los clientes.

La curiosidad me llevó a detectar que estaban registrando la manera, el canal, por el que se había iniciado la compra por parte de los clientes: encargo telefónico previo,  encargo en el momento de manera presencial mientras se hacía la habitual cola y venta directa, sin encargo, en el momento en que la persona era atendido según el orden establecido. 

Puedo suponer que los propietarios quieren conocer mejor las ventas reales (en cuanto a unidades que no en euros) y el comportamiento de los clientes (la demanda)

El propietario, a medida que el negocio había dado un salto de crecimiento, se encontraba con la necesidad no sólo de ofrecer la misma calidad y e mismo servicio, sino de obtener más información del proceso y sus resultados lo que obligatoriamente pasa por que el personal, o un sistema cada vez más automático, dedique parte de su tiempo a una actividad de registro con la consecuente dedicación de tiempo que se resta de su capacidad dedicada a actividades de valor.

Claramente, a medida que el volumen de venta aumenta y los recursos implicados lo hacen también, es más perentoria la necesidad de disponer de indicadores de ciertos parámetros que, quizás, anteriormente no eran tan necesarios con un tamaño más pequeño y un control más próximo del negocio.

Esto implica que la gestión habitual de un pedido, anteriormente muy sencilla y simplificada, se va complicando al añadirle cada vez más información necesaria que hay que registrar que posteriormente poder analizar, sacar conclusiones y plantear acciones de mejora en caso necesario. 

Seamos conscientes que es importante transmitir a las personas que registran esta información la importancia de la misma y el resultado posterior que se consigue con la misma. Sin esta información, la percepción de estos usuarios la sensación es que la empresa cada vez le complica más la gestión y que su rendimiento se va a ver perjudicado respecto a cuándo no tenían estas actividades añadidas.

Por otro lado, seamos conscientes que, si no se mejora el proceso, el rendimiento del mismo será inferior debido a tener que realizar nuevas actividades que no podemos imputar directamente como valor pero que son necesarias para el buen gobierno de la empresa.