LEAN VIDEO: The 5 Main Steps Of The Lean Manager

by Excellence Opérationnelle.tv

También en un hospital !!

La semana pasada por razones personales tuve que ir a urgencias de un conocido hospital de la zona de Barcelona, que decir que hacía tiempo que no visitaba dicho hospital.

Una vez estas en la zona de urgencias te hacen una visita para saber el nivel de gravedad que tienes y en función de dicho nivel te hacen pasar al médico antes o te hacen esperar.

Estaba todo lo que había en urgencias identificado, carteles de donde se encuentra, de los consultorios con su numeración, zona de espera, zona de cafetería, líneas en el suelo de diferentes colores identificando diversas áreas de urgencias. Habían como una especie de andons para identificar el estado de las consultas ( ocupado, vacía ).

Me sorprendió la zona de urgencias ya que pensando en la metodología Lean, vi que habían aplicado herramientas que se utilizan y que veo diariamente en las empresas.

Lo que mas me sorprendió es que en medio de la zona de urgencias había una pantalla la cual te informaba de lo siguiente:

1.      Número de personas en urgencias

2.      Número de personas atendidas

3.      Número de personas es espera

4.      Nº de personas en urgencias por nivel de gravedad ( del 1 al 5)

5.      Tiempo estimado de espera para las personas con diferentes niveles de gravedad

Realmente están implantando herramientas de mejora en los hospitales para mejorar el servicio.

Claramente en la metodología Lean se debe identificar las mudas de los procesos, y reducirlas o eliminarlas.

En la sala de espera pude constatar diversas mudas a mejorar o eliminar:

·         Sobreproducción: Ordenar pruebas innecesarias que no aportan valor al paciente.

·         Movimiento: Moverse por diversas salas una y otra vez.

·         Inventario: Pacientes que esperan largos periodos de tiempo en las salas de espera, o los propios enfermos que esperan en los boxes a ser atendidos o a espera la realización de una prueba o simplemente a darte el alta.

·         Espera: La espera de los resultados de las muestras del laboratorio o la realización de alguna prueba.

Con este post lo que quiero remarcar es que la metodología Lean es aplicable a cualquier tipo de sector, y es una herramienta que nos va a ayudar a mejorar en todas las áreas en mayor o menor medida.

¿Kanban de Amazon?

La compañía Amazon, además de la buena noticia de la instalación de un importante centro logístico en España, ha informado sobre un nuevo servicio, el Amazón Dash, para facilitar la gestión de las compras de sus clientes cuando estos detectan que alguno de sus productos es necesario reponerlos. Ver artículo aquí (http://www.lavanguardia.com/economia/20161108/411683284397/amazon-dash-button-espana.html)

Aún más allá, Amazon y otras importantes empresas están trabajando en Dash Replenishment, integrar la función de este botón en equipos de los hogares (neveras, lavadoras,…) que detecten la necesidad de reponer productos y realicen el pedido correspondiente directamente al proveedor de manera automática, sin necesidad de la intervención de ninguna persona. Esta nueva gestión facilitará la gestión del día a día de las personas que no tendrán que preocuparse de reponer los productos que son imprescindibles para la casa.

Estos sistemas, hipersencillos, son un ejemplo de aplicación de una de las más interesantes herramientas del sistema lean, el kanban.

La traducción de kanban sería señal, una indicación para indicar la necesidad de realizar una acción, mover, reponer o consumir un material. La aplicación en el Gemba puede ser con tarjetas u otro tipo de señales visuales o sonoras que, dentro de una sistemática y circuito definido, avisan a los integrantes del proceso que es necesario realizar alguna acción sin necesidad de que otras personas cuenten, revisen o calculen cantidades necesarias. Todo ha de estar estandarizado y plasmado de manera que sea extremadamente sencillo.

El kanban es una herramienta lean enfocada a asegurar que el stock se mantiene dentro de unos límites definidos. Por un lado asegurar que el stock no se reduzca por debajo de niveles que pongan en riesgo la operativa que necesita ese stock, lo que podríamos como un “stock mínimo” provocando el transporte desde otras áreas o la compra a proveedor externo.

Por otro lado, que no se reponga o produzca en exceso y se acumule stock por encima de un valor de “stock máximo” , inmovilizando recursos de la compañía y ocupando un espacio que en muchas empresas es muy escaso ya que se prefiere dedicar a actividades de valor y no a almacenar.

Para ello es importante conocer cuál es el consumo de ese material (salidas), el espacio disponible/necesario para estocar y el ciclo de reposición con el proveedor interno o externo. Con este mix de información se podrá definir stocks mínimos y máximos con un sistema de reposición fundamentado en tarjetas u otras señales que indiquen cuándo es necesario reponer y en qué cantidad, de manera casi automática.  

La propuesta de Amazon Dash va en la línea del kanban, cuando el usuario vea que queda poco del producto tendrá un botón a mano, justo al lado del producto, para solicitarlo con el mínimo esfuerzo en el mismo momento que se detecta la necesidad minimizando posibles olvidos y  tener que registrarlo en algún documento o dispositivo, colocar alguna tarjeta u otro tipo de señal. Conceptualmente similar a la colocación de una tarjeta kanban pero generando directamente la orden de compra sin necesidad de la misma. 

Dash Replenishment va un paso más allá, ahorrando la necesidad de la intervención del usuario de manera que sean los equipos conectados, con uno sistema definido de control de stocks, los que realicen toda la gestión ahorrando ese tiempo al usuario.

Sea con un sistema u otro, el que plantea Amazon, sistema de máximos y mínimos electrónico o “simples tarjetas”, es crítico disponer de un sistema de control estandarizado (igual para toda la organización) y lo más sencillo posible (stocks y sistemática simples, con el menor esfuerzo y necesidad de conocimientos del sistema por parte delis usuarios) de los stocks de todos aquellos productos o materiales que son necesarios en la operativa diaria.