El problema no es el ERP... son nuestros procesos

Hace unos días, me encontré en un reunión para la implantación de una actualización significtiva del ERP de una empresa y del análisis de las diferencias que planteaba respecto a la versión anterior y respecto a la operativa existente en la empresa.  

Por supuesto, aparecieron las preguntas que comúnmente se plantean ante la implantación de  un nuevo ERP: ¿se adapta al tipo de empresa, producto y mercado?¿cubre las necesidades operativas de la empresa?, ¿obliga a hacer las cosas de otra manera?, ¿facilita o empeora la gestión diaria?¿obliga a trabajar de manera más lógica?

Ante las dificultades planteadas, uno de los directivos planteó una frase lapidaria: “El problema no es el nuevo ERP, el problema son nuestros procesos actuales” a los que yo añadiría “a los que hemos adaptado el anterior ERP”

Desde hace unos años, la informática y los programas informáticos se han convertido en una parte esencial de la gestión de las empresas al facilitar la realización de cientos de tareas, cálculos, gestiones, indicadores, avisos, controles, etc. que inicialmente se realizaban de manera manual. Esta facilidad y ahorro de tiempo ha permitido plantear nuevos horizontes en la gestión que hasta ese momento eran impensables por costosos, lentos e improductivos.

Los  sistemas ERP acaban siendo la herramienta básica de gestión, registro y planificación de la mayoría de los procesos de la empresa. Cada vez se registra más información de los procesos que se realizan, se conectan más las diferentes operaciones y departamentos y se necesita más información al momento de lo que se está realizando a nivel de procesos, de los resultados de los mismos, para tomar nuevas decisiones. 

Por otro lado, se pueden convertir en un limitante para poder realizar las actividades de manera diferente ya que suelen ser paquetes estándares predefinidos sobre los que, posteriormente, las empresas tiene capacidad o no para adaptarlos según sus necesidades. Y cuando no es posible, plantea la obligación de lo contrario: que  los procesos se adapten al sistema.

A nivel de mejora de los procesos en todas las empresas, especialmente en entornos de Lean Office o empresas muy dependientes de la gestión de la información, los programas informáticos, sus capacidades y su facilidad o no para su modificación son un punto clave para facilitar o limitar la mejora.

Estos programas de gestión ya siguen una lógica de procesos dentro de su sistema de trabajo por lo que muchas empresas lo utilizan para conseguir:

- Estandarizar los procesos, conseguir una manera única y rígida de realizar las actividades.

- Estandarizar el registro de la información

- Conseguir un acceso a la información de una manera mucho más ágil y resumida

La implantación de un nuevo ERP suele ser utilizada como un elemento de catarsis o cambio acelerado dentro de las empresas debido a que:

- Obliga a trabajar de una manera determinada muchos de los aspectos de los procesos y operaciones sin dar muchas opciones a alternativas. Esta manera predefinida debería ser la ideal a nivel teórico y facilitar su ejecución en el día a día.

- Existe un deadline, una fecha límite de implantación. No se extiende eternamente en el tiempo.

- No hay marcha atrás, no hay opción B. Una vez implantado, la dinámica del día a día va mostrando las inconexiones entre los procesos y el sistema informático que obliga a ir corrigiendo obligatoriamente los principales problemas.

- Viene marcado por dirección (especialmente claro es el caso de las multinacionales y sus diferentes centros repartidos por todo el mundo)

Como conclusión varios puntos a tener en cuenta:

- No existe el ERP que se ajuste exactamente a las necesidades de todas las empresas, por muy específico que sea. Siempre se plantearán adaptaciones de menor o mayor envergadura que se podrán realizar o no.

- El ERP suele tener posibilidades no explotadas que ayudarían a un mejor funcionamiento. No es la primera vez que se le pide algo al sistema informático aduciendo que no es posible hacerlo, cuando la funcionalidad existe desde el minuto 1.

- Las adaptaciones de los sistemas no tienen que ser el parche que cubra indefinidamente las ineficiencias de los procesos.

- Por otro lado, no hay que caer en la tentación de que simplemente cambiando el ERP se va a cambiar la cultura o procesos de la empresa. Para ello hay que realizar una tarea de fondo de revisión y mejora de los procesos que tiene que venir acompañada de una adaptación, por mínima que sea, del sistema informático a esa realidad.

¿Trabajar para el diablo ?

Hace unos días que asistí a una reunión con todos los responsables de los diferentes departamentos  incluidos los directores de planta de un grupo de varias empresas. En esta reunión se trataron diferentes temas importantes para las diferentes empresas y en una de las intervenciones de uno de los responsables dijo una frase que me llamo la atención: “no podemos seguir trabajando para el diablo”.

Me pare a pensar cuál era el mensaje que estaba intentando transmitir al resto de personas de la organización y puso un ejemplo muy claro: Muchas veces nos dedicamos a solventar los problemas de calidad, como las incidencias o las reclamaciones de cliente, y nos quedamos a hacer horas y horas para solventar estas reclamaciones de cliente o incidencias, sin embargo no pensamos en que una mejor opción sería  desarrollar un nuevo sistema de tratamiento de las reclamaciones, o trabajar proactivamente con producción para reducir estas incidencias. Eso es lo que muchas veces no hacemos,  no nos paramos a pensar de qué forma o modo podemos hacer las cosas de otra manera, para que sea mucho más eficaz.

Cuando realizamos nuestras tareas cada día no pensamos realmente cuál es el trabajo que nos aporta valor y cual  cuál no, simplemente intentamos  realizar de la mejor manera posible nuestro trabajo  y no nos paramos a reflexionar ni por un momento, si el trabajo que estamos realizando es eficiente y eficaz en el cumplimiento de nuestros objetivos que nos imponemos diariamente o si dedicamos una parte importante del tiempo a hacer de bombero e ir apagando fuegos que nos surgen en nuestro día a día.

Nuestro uso del tiempo en la nuestra empresa debería estar enfocado al cumplimiento de nuestros objetivos de la forma más eficiente posible, pero en realidad no es eso lo que todo el mundo hace.

La dura realidad es que la gente usa el tiempo de la forma en que “cree” que le ayuda a resolver  las tareas mejor pero realmente no nos paramos a pensar si realizando las tareas de otra manera seríamos más efectivos. Si dejaríamos de dedicar horas y horas a realizar nuestro trabajo, consiguiendo nuestros objetivos marcados de una forma más rápida y eficaz, ni dedicaríamos tiempo fuera de horas de trabajo a resolver estas tareas, si desaparecería de nuestra cabeza la idea de que faltan horas para realizar nuestro trabajo.

En resumen: ¿Trabajar más?, NO. Aportar más valor, SÍ.